Reisearrangements – praktische Tipps für Geschäftsreisende

Man kann sie lieben oder man kann sie hassen – Geschäftsreisen. Doch wenn vom Chef eine klare Aufforderung kommt, kann man sie nicht umgehen .

Geschäftsreisende wissen, Reisen sind kein Grund zum Verzweifeln: Wer eine Geschäftsreise gut plant, kann diese letztendlich auch genießen. Es ist zwar kein Urlaub, aber mit der richtigen Vorbereitung kann sie stressfrei verlaufen und sogar Spaß machen.

Vorbereitung

Sobald man sich über das Reiseziel und den Zweck der Reise im Klaren ist, können die Reisevorbereitungen beginnen. Man muss als Vorbereitung für die Geschäftsreise einen Flug buchen, die Unterkunft wählen und sich über das Reiseziel gründlich informieren. Dazu gehört, dass man sich über die Kultur, die Sitten und die Gesetze vor Ort sowie über mögliche Sicherheitsrisiken im Klaren ist.

Reiserichtlinien des Unternehmens

Wer die Vorbereitungen für eine Geschäftsreise selbst treffen muss, sollte die Reiserichtlinien des Unternehmens kennen. Dort sind die Verfahrensrichtlinien für die Buchung von Reisen, die Verwaltung der Ausgaben und die Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter während der Reise festgelegt. Ebenso Budgetrichtlinien, die vorgeben, wie viel für Reisekosten ausgegeben werden darf. 

Es ist wichtig, diese Richtlinien zu kennen und sich an sie zu halten, um überhöhte Ausgaben und mögliche Probleme bei der Kostenabrechnung zu vermeiden. Dazu können Anforderungen für Einzelbelege, Genehmigungsverfahren und spezielle Formulare oder Software für die Einreichung von Ausgaben gehören.

Die Wahl der Unterkunft

Bei Geschäftsreisen ist die Wahl der richtigen Unterkunft wichtig, um eine komfortable und produktive Reise zu gewährleisten. Der Standort der Unterkunft sollte für den Zweck der Reise geeignet sein und möglichst in der Nähe des Veranstaltungsortes liegen. 

Insgesamt kann die Wahl der richtigen Unterkunft einen großen Einfluss auf den Erfolg der Reise haben. Geschäftsreisende können die perfekte Unterkunft finden, indem sie die Lage, die Ausstattung und den Service sowie die Tarife und Rabatte für Unternehmen berücksichtigen.

Flüge buchen

Bei der Buchung von Flügen sollte man verschiedene Fluggesellschaften vergleichen, um das beste Angebot zu finden. Es gibt viele Online-Tools, mit denen man Preise und Flugzeiten verschiedener Anbieter vergleichen kann.Wenn man sich über die genauen Reisepläne im Unklaren ist oder sich unerwartete Änderungen ergeben können, sollte man flexible Ticketoptionen in Betracht ziehen. Viele Fluggesellschaften bieten diese gegen eine zusätzliche Gebühr an. 

Planen Sie Ihre Reiseroute

Eines der wichtigsten Dinge, die man bei der Planung der Reiseroute berücksichtigen sollte, ist der Zeitplan für Besprechungen. Man muss sicherstellen, genügend Zeit zu haben, um an allen Terminen teilzunehmen, und dass zwischen den Terminen genügend Zeit bleibt, um zum nächsten Ort zu reisen.

Wer in eine andere Zeitzone reist, sollte sich die Zeit effektiv einteilen. Der Jetlag kann ein großes Problem darstellen, und es kann mehrere Tage dauern, bis man sich vollständig an eine neue Zeitzone gewöhnt hat.

Örtliche Verkehrsmittel

Transportmöglichkeiten vor Ort sollten im Voraus geplant werden. Dazu kann die Buchung eines Mietwagens, die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder die Anmietung eines Taxis oder einer Mitfahrgelegenheit gehören.

Bei der Planung des Nahverkehrs kann man die verfügbaren Optionen recherchieren und eine Liste mit den besten Optionen für die eigenen Bedürfnisse erstellen. Es sollten auch Informationen über die Kosten, die Fahrzeit und andere relevante Details einbezogen werden, damit man eine fundierte Entscheidung treffen kann.

Packen Sie das Nötigste für die Reise

Wenn es darum geht, für eine Geschäftsreise zu packen, ist es wichtig, das Wesentliche mitzunehmen, um eine erfolgreiche Reise zu gewährleisten. Die wichtigsten Dinge, die man für jede Geschäftsreise mitnehmen muss, sind Berufskleidung, Reisedokumente und Elektronik und deren Ladegeräte. Alle elektronischen Geräte sollten zu Beginn der Reise geladen sein.

Im Ausland in Verbindung bleiben

Für den Notfall ist es wichtig, immer eine Liste mit Notfallkontakten bei sich zu haben. Diese sollte die Kontaktdaten des Hotels, der örtlichen Notdienste und aller Kollegen oder Kunden enthalten, die man im Notfall erreichen muss. Zudem sollte man immer eine Kopie des Reisepasses und die Daten der Reiseversicherung bei sich haben.

Insgesamt gibt es mehrere Möglichkeiten, im Ausland in Verbindung zu bleiben, darunter internationales Roaming und Wi-Fi-Zugang. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Mobilfunkanbieter und seien Sie vorsichtig, wenn Sie öffentliche Wi-Fi-Netzwerke nutzen. Ein VPN schützt vor Hackern.

Bleiben Sie gesund und sicher

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Planung einer Geschäftsreise ist der Abschluss einer angemessenen Reiseversicherung. Eine Reiseversicherung sollte medizinische Kosten, persönliche Haftpflicht und den Verlust oder Diebstahl von persönlichen Gegenständen abdecken.

Der Reisende sollte sich bei seinem Arbeitgeber erkundigen, ob er über eine betriebliche Reiseversicherung verfügt, die ihn während seiner Geschäftsreise abdeckt. Ist dies nicht der Fall, sollte er eine persönliche Reiseversicherung abschließen, die seinen Bedürfnissen entspricht. 

Die Sicherheit sollte auf einer Geschäftsreise oberste Priorität haben. 

Verwalten der Reisekosten

Wenn es um die Verwaltung der Reisekosten für eine Geschäftsreise geht, ist es wichtig, den Überblick über alle anfallenden Kosten zu behalten. Eine Möglichkeit, die Reisekosten zu verwalten, besteht darin, ein tägliches Taschengeld für Mahlzeiten und andere Ausgaben einzurechnen. 

Dies kann dazu beitragen, die Kosten unter Kontrolle zu halten, und erleichtert es, die Ausgaben zu verwalten. Im Vorfeld sollten dazu mit dem Vorgesetzten klare Richtlinien für die Höhe des Tagesgelds festgelegt und sichergestellt werden, dass man für alle Ausgaben Belege aufbewahrt.

Währungsumtausch

Bei Reisen ins Ausland muss man eventuell die Wechselkurse berücksichtigen. Es ist ratsam, sich vor der Reise über die Wechselkurse zu informieren und dafür zu sorgen, dass man Zugang zur Landeswährung hat. Eine Möglichkeit besteht darin, eine Firmenkreditkarte mitzuführen, die man für Ausgaben im Ausland verwenden kann. Dies kann dazu beitragen, die Notwendigkeit des Währungsumtauschs zu vermeiden und die Verwaltung der Ausgaben zu erleichtern.

Kulturelle Bereitschaft

Bei Geschäftsreisen ist es wichtig, kulturell vorbereitet zu sein, um Missverständnisse oder Beleidigungen der Einheimischen zu vermeiden. In verschiedenen Kulturen gibt es unterschiedliche Sitten und Gebräuche. 

So gilt es beispielsweise in einigen Kulturen als unhöflich, mit der linken Hand zu essen, während es in anderen Kulturen üblich ist, die Schuhe auszuziehen, bevor man das Haus eines anderen oder eine Kultstätte betritt. In einigen Ländern ist es wichtig, sich konservativ zu kleiden und nicht zu viel Haut zu zeigen.

Manche Länder schätzen Pünktlichkeit sehr, während in anderen Ländern ein paar Minuten Verspätung keine große Sache sind. In einigen Kulturen ist es üblich, Visitenkarten auszutauschen, während dies in anderen nicht notwendig ist. Wer sich ein wenig über die lokale Geschäftskultur informiert, kann einen guten Eindruck hinterlassen und Missverständnisse vermeiden.

Sprachbarrieren durchbrechen

Die letzte Herausforderung einer Geschäftsreise können Sprachbarrieren sein, vor allem wenn man die Landessprache nicht fließend beherrscht. Es ist eine gute Idee, einige grundlegende Sätze in der Landessprache zu lernen, wie z. B. „Hallo”, „Danke” und „Entschuldigung”. So kann man sich besser mit den Einheimischen verständigen und zeigen, dass man sich bemüht, ihre Kultur zu respektieren. Mit diesen Tipps sollte einer erfolgreichen Geschäftsreise nichts mehr im Wege stehen.

Foto oben @2024 Pixabay

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